4 tips para escribir tu mensaje de respuesta automática en inglés

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Los out-of-office replies (Respuestas de Fuera de Oficina) sirven para informar que no estás disponible para responder a tus correos, sobretodo en tiempos de las tan ansiadas vacaciones. Si trabajas en una multinacional o tus clientes son (la gran mayoría de habla inglesa) deberás de elaborar en algún momento un mensaje de respuesta automático en inglés para notificar tu ausencia e indicar a tu remitente a quién debe de acudir en caso de que no pueda esperar tu vuelta.
 
 Vamos a enseñarte frases muy útiles en inglés para elaborar un excelente auto-reply.
Escoge siempre el tono de tu mensaje   El tono de tu mensaje puede variar de formal a informal dependiendo del grado de confianza del remitente final de tu e-mail.  
Si tu mensaje es formal, evita el uso de formas contraídas como I’m o I’ll, o lenguaje demasiado casual. Debes de iniciar tu mensaje con una expresión de agradecimiento como:  Thank you for your message. (Gracias por tu mensaje.)   Si tu público no está derivado del ambiente profesional, puedes dar un paso más y arriesgarte con frases más divertidas. Oops, too late! I’m off on vacation right now until the 31th, probably sipping on a mojito while you read this. I’ll reply when I’m back, but if it’s super urgent, contact roomedt@national.com. (¡Ups, demasiado tarde! Estoy de vacaciones ahora mismo hasta el día 31, probablemente tomándome un mojito mientras lees esto. Te responderé a mi regreso, pero si se trata de algo muy urgente, ponte en contacto con roomedt@national.com.)   Recuerda, este mensaje no es apto ni para tu jefe/a ni para un cliente. Para ello, utiliza siempre la manera formal.
Escribe un asunto súper directo, intenta siempre “ir al grano” y sobretodo ser breve mensaje. Tu remitente rápidamente sabrá que no estás disponible y podrá mirar el contacto de urgencia (si es que existe alguno).
Puedes comenzar con un saludo sencillo y proceder a tu mensaje como en los siguientes ejemplos: Hi, I’m out of the office. Thank you for getting in touch. We’ll get back to you within 6 business hours. (Hola, no estoy en la oficina. Gracias por contactarnos. Responderemos dentro de 6 horas laborales.) Hello, this is Alejandra Valldaura from little camera shop. Sorry I missed you. If you have a question about our products, please contact sales@company.com. I will follow up once at home. Kind regards. (Hola, soy Alejandra Valldaura de little camera. shop. Lamento no estar disponible. Si tiene alguna pregunta respecto a nuestros productos por favor contactar sales@company.com. Haré el seguimiento una vez llegue a casa. Saludos cordiales.).

Indica siempre y cuándo volverás    Tu remitente necesita saber cuándo volverás.  Para ello podrás utilizar las siguientes frases: I’m out of the office until Monday, 30 August. (Estaré fuera de la oficina hasta el lunes 30 de agosto.) Thanks for your email. I’ll be out of the office from 14 to 30 August. (Gracias por su mensaje. Estaré fuera de la oficina del 14 al 31 de agosto)    Para un tono informal podrías escribir: Hey there! I’m on vacation right now. I’ll try to reply to your message ASAP. Talk to you later! (Hola, estoy de vacaciones. Trataré de responder tu mensaje tan pronto como pueda. ¡Hablamos luego!).

Menciona a tu backup.  Si tu remitente tiene urgencia o quisiera contactar a otra persona, se lo puedes dejar saber.  If you require immediate assistance, please email colleague@colleague.com in my absence. Thanks. (Si necesita asistencia inmediata, por favor diríjase a colleague@colleague.com durante mi ausencia. Gracias.)  

APUNTA ESTAS FRASES QUE TE SERÁN MUY ÚTILES PARA INDICAR AUSENCIA
Indicar ausencia I will be out of the office. (Estaré fuera de la oficina.) I am not in the office. (No estoy en la oficina/estoy ausente.) I am (currently) out of the office. (Estoy fuera de la oficina (en este momento).) I will be away from X to Y. (Estaré ausente del X al Y.) Redirigir el mensaje Should the matter be important… (Si se trata de un asunto importante…) If you require immediate assistance… (Si necesita asistencia inmediatamente…) For urgent queries… (Para consultas urgentes…) I you have an immediate need… (Si necesita algo urgente…) …please email X (…por favor escriba un correo electrónico a X.) …Please contact X. (…Por favor póngase en contacto con X.) …Please write to/call X. (…Por favor escriba/llame a X.)     
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